Portal korporacyjny Bitrix24 dla Ministerstwa Gospodarki Republiki Białoruś - Część 1

Zadania projektu

1. Ustrukturyzować przestrzeń informacyjną Ministerstwa Gospodarki;
2. Twórzyć i przechowywać wiadomości, wydarzenia, bazy wiedzy, Informacje podstawowe;
3. Zapewnić skuteczne narzędzia wyszukiwania informacji;
4. Zapewnić osobistą i zbiorową interakcję pracowników;
5. Zautomatyzować proces składania wniosków pod adresem jednostek organizacyjnych Ministerstwa Gospodarki;
6. Zapewnić szybki dostęp do systemu elektronicznego obiegu dokumentów;
7. Automatyzować kontrolę dostępu pracowników do budynku Ministerstwa Gospodarki;
8. Przeprowadzić szkolenie użytkowników portalu korporacyjnego.

Decyzji

Krok 1 - Wdrożenie usług informacyjnych w oparciu o Bitrix24

Przestrzeń informacyjna Ministerstwa Gospodarki została zorganizowana poprzez wprowadzenie usług informacyjnych korporacyjnego portalu Bitrix24. Portal korporacyjny Ministerstwa Gospodarki składa się z następujących głównych działów:

Feed	Wyświetlane są najnowsze wydarzenia w portalu: nowości, komentarze, nowe pliki, wydarzenia systemowe
Struktura firmy	Pokazuje zależność jednostek strukturalnych i podporządkowanie pracowników
Osobiste karty pracowników	Przechowują informacje i dane kontaktowe pracowników: numery telefonów, E-mail, numer gabinetu
Zmiany personalne	Zmiany personalne i przetasowania w ramach Ministerstwa
Tablica honorowa	Za szczególne zasługi narzędzie pozwala umieścić pracownika na " tablicy Honorowej"
Urodziny	Wizytówka pracownika jest wyświetlana na stronie " Urodziny"
Galeria Zdjęć	Funkcje narzędzia-przesyłanie, przechowywanie i filtrowanie zdjęć
Tabela  nieobecności	Ustala nieobecność pracowników w miejscu pracy: urlop pracowniczy, urlop na własny koszt, zwolnienie lekarskie itp.
Czas pracy	Narzędzie do organizacji kontroli ilości czasu pracy spędzonego przez pracownika
Spotkania i szybowce	Automatyzacja przygotowań do zebrania, jego prowadzenie i kontrola nad realizacją wyznaczonych na zebraniu celów
Grupy i projekty	Tworzenie grup roboczych i przechowywanie wszystkich informacji: Zadań, plików, wiadomości, spotkań
Zadania i projekty	Tworzenie i przeglądanie zadań osobistych powierzonych pracownikowi / pracownikowi Ministerstwa Gospodarki
Kalendarz	Pojedynczy kalendarz do planowania spotkań i konfigurowanie dostępu do kalendarzy kadry kierowniczej
Dysk	Przechowywanie dokumentów i synchronizacja plików pracownika na portalu korporacyjnym i komputerze osobistym
Czat i rozmowy	Wspiera komunikację między pracownikami
Sala konferencyjna	Narzędzie do rezerwacji sal konferencyjnych
Listy	Tworzenie i przechowywanie wykazów dokumentów w postaci listów: zleceń, osób odpowiedzialnych itp.
Szkolenie	Szkolenie pracowników portalu korporacyjnego poprzez kursy edukacyjne

Krok 2 - Narzędzia do tworzenia i przechowywania wiadomości, wydarzeń, baz wiedzy, informacji w tle

Aby stworzyć komunikację na żywo w czasie rzeczywistym i ułatwić interakcję na portalu korporacyjnym Ministerstwa działa Feed.

Feed wyświetla najnowsze wydarzenia portalu: wiadomości, komentarze, nowe pliki, zdarzenia systemowe. Feed pozwala tworzyć zadania, wyrażać wdzięczność, uruchamiać procesy biznesowe, komentować wydarzenia, oceniać wydarzenia, organizować głosowania, powiadamiać pracowników o ważnych wydarzeniach i ogłoszeniach.

Informacje referencyjne są przechowywane w książkach telefonicznych, kartach pracowników, a także listach.

Stworzyliśmy bazę wiedzy do szkolenia pracowników portalu korporacyjnego. W bazie wiedzy znajdują się szkolenia.

Krok 3 - Adaptacyjne wyszukiwanie informacji

Interfejs umożliwia adaptacyjne wyszukiwanie informacji w celu wyszukiwania pracowników, dokumentów i narzędzi portalu. Wystarczy, że użytkownik wprowadzi część nazwy elementu, a system natychmiast wybierze opcje.

Krok 4 - Czaty i rozmowy dla pracowników

Interakcja między pracownikami Ministerstwa Gospodarki jest realizowana za pomocą wiadomości tekstowych, połączeń audio i wideo. W tym celu na portalu korporacyjnym działa sekcja "Czat i rozmowy".

Krok 5 - Integracja usługi aplikacji w Bitrix24

Obsługa zgłoszeń - nasz własny rozwój. Zintegrowaliśmy ją z portalem korporacyjnym Ministerstwa Gospodarki. Usługa zgłoszeń umożliwia pracownikowi Ministerstwa Gospodarki-użytkownikowi portalu korporacyjnego utworzenie wniosku o usunięcie problemów powstałych podczas eksploatacji sprzętu komputerowego. Po wysłaniu zgłoszenia, pracownik może śledzić postępy w realizacji złożonych do niego zgłoszeń.

W serwisie znajdują się 3 grupy użytkowników: administrator, koordynator i klient. Administrator ma prawo zmieniać typy użytkowników systemu zgłoszeń. Koordynator wyznacza osoby odpowiedzialne za realizację zgłoszeń. A klient składa wnioski.

Krok 6 - Integracja z systemem elektronicznego obiegu dokumentów

Z portalu korporacyjnego odbywa się operacyjne logowanie do systemu elektronicznego obiegu dokumentów "sprawa". Program otwiera się w osobnym oknie. Pracownik nie musi szukać wymaganego programu. Portal korporacyjny działa jako pojedynczy punkt dostępu do elektronicznego systemu obiegu dokumentów.

Krok 7 - Integracja z automatycznym systemem kontroli dostępu do budynku Ministerstwa Gospodarki (ASKKD)

Portal korporacyjny zapewnia dostęp do tych informacji pracownikom Ministerstwa Gospodarki zgodnie z ich uprawnieniami. Zaimplementowano funkcjonalność wyszukiwania niezbędnych danych.

Integracja z bazą danych ASKKD umożliwiła wyświetlanie na portalu korporacyjnym pracowników, którzy są aktualnie obecni lub nieobecni w budynku Ministerstwa. Funkcjonalność jest zaimplementowana na liście pracowników.

Krok 8 - Szkolenie pracowników Ministerstwa

Naszym zadaniem było przeszkolenie 250 pracowników Ministerstwa Gospodarki w zakresie korzystania z narzędzi Portalu Korporacyjnego. Opracowano plan szkoleń z przewodnikami krok po kroku. Program szkoleniowy jest podzielony na moduły: Podstawowe narzędzia pracy, Zadania i projekty, Serwis zgłoszeń, pytania i odpowiedzi. Pracownicy byli szkoleni w grupach 14-15 osobowych.

Wstępne wyniki po wdrożeniu

W pierwszym miesiącu po wdrożeniu portalu korporacyjnego pracownikom Ministerstwa udało się poprawić komunikację w działach. Pracownicy aktywnie korzystają z czatów i połączeń, używają tych narzędzi do szybkiej komunikacji i wymiany dokumentów. Kierownictwo Ministerstwa aktywnie wykorzystuje kalendarz imprez do planowania spotkań i zgromadzeń. 

Menedżerowie dają innym pracownikom prawa dostępu do przeglądania ich kalendarzy. Nawiązano komunikację z działami zapewniającymi usługi aplikacji dzięki integracji w Bitrix24. Pracownicy mogą nie tylko tworzyć aplikacje, ale także śledzić proces ich realizacji. Ogólnie usprawniono proces składania i realizacji wniosków.

Wyniki

Cel wdrożenia portalu korporacyjnego dla Ministerstwa Gospodarki – ułatwić komunikację między pracownikami. Aby zrealizować ten cel, wybrano portal korporacyjny Bitrix24. Portal zintegrował się z serwisem aplikacyjnym, systemem elektronicznego obiegu dokumentów "biznes" oraz zautomatyzowanym systemem kontroli dostępu do budynku Ministerstwa Gospodarki (ASKKD).

W pierwszym miesiącu po wprowadzeniu portalu pracownicy Ministerstwa Gospodarki aktywnie korzystają z czatów i połączeń wideo, planują spotkania w kalendarzu, składają wnioski do działu technicznego za pomocą usługi zgłoszeń.

W tej chwili projekt jest wspierany. O dalszych wynikach wdrożenia portalu korporacyjnego opowiemy w drugiej części sprawy.